一、总则

第一条为进一步规范学院教学质量监控档案管理，有效地保护和利用档案，发挥其在过程纠偏、绩效考评、决策咨询及教学研究中的作用，根据《高等学校档案管理办法》及《归档文件整理规则》相关规定，结合本院教学质量监控工作实际，特制定本办法。

第二条本办法所指的教学质量监控档案，是指教学质量监控处在履行督教、促管、导学职能过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式或载体的历史记录。

二、机构设置与人员配备

第三条教学质量监控档案是学院档案的重要组成部分，由教学质量监控处单独设立档案室进行专项保存与利用。教学质量监控档案室隶属于教学质量监控处，接受学院办公室综合档案室的业务指导、监督和检查。

第四条教学质量监控档案室的管理职责：

1．贯彻执行学院档案管理规范，制订教学质量监控档案管理制度；

2．根据学院档案管理整体发展规划，拟订教学质量监控档案室建设方案；

3．负责接收（征集）、整理、立卷、鉴定、统计、保管教学质量监控过程中产生的各类档案及有关资料；

4．编制检索工具，汇集、编辑档案史料，开发档案信息资源；

5．组织实施档案信息化建设和电子文件的归档工作；

6．指导各教学质量监控室做好规范建档工作。

第五条教学质量监控档案室设档案管理专员1名，主要负责档案室管理工作。一般应具备以下条件：遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，并具有档案业务知识、科学文化知识和现代化档案管理技能。

第六条系部教学质量监控档案工作由教学质量监控室主任分管，系部质量监控联络员兼任档案管理员，主要负责教学质量监控材料的收集、整理、立卷和归档，按期向教学质量监控处档案室移交相关材料，接受档案管理专员的业务指导与工作督查。

三、档案管理

第七条教学质量监控档案的归档范围：在教学质量监控过程中形成的各种具有保存和查考价值的纸质、电子、照（胶）片等载体材料。

第八条教学质量监控档案的收集：

1．在学院或系部组织的教学质量监控工作完成后1周内，相关人员应将所形成的材料送教学质量监控档案室归档；各系部需要移交的材料应在当学期结束前或在下一学期开学第1周内向教学质量监控档案室移交完毕；

2．无论是个人还是部门之间移交档案材料，应编制移交清册，交接双方认真核对后履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明，档案接收部门应当场核查归档材料的数量与质量。

第九条教学质量监控档案的整理：

1．归档的文件材料组卷时必须遵循自然形成规律，并保持内在关联。文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、原件与转发文件、多种文字形成的同一文件应放在一起，并按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，以及批复在前、请示在后，原件在前、转发文件在后的要求排列；

2．文件应按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复归入复文年度；跨年度的计划一般归入文件针对的第一年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件一般归入会议开幕的年度；法规性文件应归入公布或批准年度。

第十条教学质量监控档案的立卷：

1．材料归档实行部门代码制，具体为：00 行政管理；01 机械工程系；02 信息技术系；03 电气电子工程系；04 建筑工程系；05 财会系；06 工商管理系；07 人文传播系；08 时尚设计系；09 公共教学部；10 成教学院；11 瑞安学院；

2．归档材料按盒立卷，由立卷人员用计算机打印卷内目录和备考表。卷内材料按顺序编排页号，只要有书写文字的页面均一面编写一个页号，页号编在非装订线一侧的下角；

3．文件材料的题名不得随意更改和简化，对虽有题名但不能反映文件内容的应重新拟定；没有责任者或日期的材料应考证清楚。有关卷内文件的情况说明，均应填写在备考表内；若无情况说明，也应填上立卷人、检查人的姓名和归档时间。

第十一条教学质量监控档案的归档：

1．归档的文件材料必须反映教学质量监控活动的全过程，保证其完整、准确、系统，并且其载体和字迹应符合耐久性要求；

2．归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；非纸质文件材料必须与其文字说明一并归档。文件材料归档后不得更改；

3．归档的文件材料一般以每份文件为一件；重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数；反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性；

4．教学质量监控档案对纸制档案材料和电子档案材料同步归档。微缩胶片、照片、磁带、光盘与磁盘的保管要符合规定要求。电子档案应备份，备份的磁盘、光盘等重要数据资料需异地存放和保管；

5．材料按盒归档，每盒编制架、层、号，并以阿拉伯数字命名。具体编制时，档案架号按从左到右的顺序编制，档案架各层号按自上而下的顺序编制，档案盒号则为相应条目下所在部门的流水号。

第十二条教学质量监控档案的保管：教学质量监控档案的保管期限分永久、长期、短期三类，其中长期保管为20年，短期保管为5年。具体按《温州职业技术学院教学质量监控档案归档范围和保管期限表》（见附件）办理。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经组织相关人员鉴定并登记造册，报处长批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十三条教学质量监控档案的保护：教学质量监控档案应采用先进的档案保护技术加以保护，以防档案破损、褪色、霉变和散失。

1．室内应设专柜，排列整齐，排距科学，便于查找和管理；

2．室内应经常通风，保持整洁卫生，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防有害气体等工作；

3．应经常检查档案的安全与保管情况，发现问题及时处理；

4．对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时加工成电子档案保管。四、档案的利用

第十四条教学质量监控档案室应注意相关材料的保密性，任何个人不得保存、转让或者拒绝归档，不得弄脏、乱划、涂抹、剪裁和拆毁。

第十五条教学质量监控档案将定期以一定形式公布不属于涉密、个人隐私或规定限制利用的档案。凡本院各部门单位或教师个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后均可以利用已公布的档案。

第十六条教学质量监控档案不外借，若需调阅、摘录、复制，未经公布的档案需报经处长批准，汇编档案资料和公布档案则需经档案形成单位同意。

第十七条凡涉及重要、涉密档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应提前报经处长批准，其复制件加盖公章后与原件具有同等效力。